La dématérialisation ? Jamais vous n’avez eu envie de sauter le pas. Pour vous, c’est trop compliqué à mettre en place au sein de votre entreprise ou de votre association. Néanmoins, après avoir lu notre article, vous allez certainement changer d’avis. Vous êtes prêt à en savoir plus ? Voici les avantages de la dématérialisation de courrier et de documents.

1. Dématérialiser pour un gain de place

Fini les gros classeurs rangés dans des armoires énormes ! Dématérialiser votre courrier et vos documents est une façon de gagner énormément de place. En effet, tous les documents seront sur votre ordinateur ou les serveurs de l'entreprise, vous n’aurez donc plus besoin de conserver de feuilles papiers.

Imaginez votre bureau, sans la grande armoire pleine d’archives qui se trouvent face à vous ? Vous aurez la place d’y mettre une plante, par exemple, ce qui sera bien meilleur pour votre santé mentale, vous ne pensez pas ? Alors pourquoi ne pas passer à cette solution pour entreprise.

2. La numérisation pour une accessibilité des données facilitée

Souvenez-vous : quand vous avez besoin de retrouver un document, c’est souvent un casse-tête. En effet, si votre courrier date de plus d’un an, il vous faudra ressortir l’ensemble des archives pour retrouver l’information qu’il vous manque. Si vos documents sont numérisés, vous n’avez qu’à taper le titre de ce dernier ou chercher la date exacte à laquelle vous pourrez le retrouver.

En d’autres termes, vous gagnerez du temps et vous n’aurez pas à ressortir de vieux classeurs poussiéreux. Plutôt pratique, n’est-ce pas ?

3. La dématérialisation des documents pour une meilleure traçabilité

Le troisième avantage pour votre entreprise ou votre association est tout simplement le fait que les documents et divers courriers sont disponibles en temps réels pour tous les collaborateurs.

En effet, chacun pourra chercher le document dont il a besoin sans devoir déranger son collègue. En d’autres termes, dématérialiser les documents et courriers est une façon considérable d’accroître la productivité de ses employés.

Notons également que la transmission des informations n’est plus un problème puisque chacun a accès au même niveau d’informations, en même temps.

4. Un archivage plus rapide de l'ensemble des documents

Lorsqu’un document est numérisé, il est envoyé directement sur votre ordinateur ou vos serveurs. Vous n’avez plus qu’à modifier le titre si vous le souhaitez et le ranger dans le dossier approprié. L’archivage de vos documents se fait donc plus rapidement.

En effet, vous pouvez faire un tri par date, par nom ou encore en fonction de la dernière modification. Numériser ces documents et autres courriers est donc un excellent moyen de gagner sur l’archivage des données pour votre entreprise ou votre association !

5. La dématérialisation du courrier et des documents comme démarche écologique

Si vous n’avez pas encore sensibilisé vos employés à l’écologie, c’est peut-être le moment de le faire. En effet, en 2019 de plus en plus d’entreprises, se lancent dans des politiques de responsabilité sociétale et environnementale (RSE).

La dématérialisation des courriers et des documents entre dans cette démarche. Vous n’aurez plus de papier. En d’autres termes, en utilisant davantage de documents numériques, vous réduirez considérablement l’empreinte écologique de votre entreprise.

6. Dématérialiser pour la protection des données

Ce dernier élément peut être vu soit comme un avantage, soit comme un inconvénient. En effet, la dématérialisation des documents permet de protéger ses données, dans le sens où tout est conservé sur un serveur. Si un feu se déclenche dans votre entreprise, vous serez bien content de pouvoir récupérer vos documents et vos courriers sur ce dernier (encore faut-il qu'un plan de sauvegarde solide soit mis en place).

De plus, de manière numérique, il est possible de mettre des mots de passe sur vos différents fichiers pour que ces derniers ne soient pas lus par tout le monde.

Mais cela peut être un inconvénient puisque les serveurs peuvent tout de même être piraté. En d’autres termes, il vous faudra un bon service informatique pour protéger correctement l’ensemble de vos données. Surtout, si certaines sont un peu sensibles.

Comme vous avez pu le constater, la dématérialisation des documents et des courriers présente plusieurs avantages. En effet, que ce soit du gain de temps, des gains financiers ou encore des gains en productivité, vous serez forcément gagnant !

De plus, cela montrera au monde entier que vous vivez aussi avec votre temps. C’est donc le moment de sortir de votre coquille et de commencer à dématérialiser vos courriers. Faites-le par étape si cela vous effraie. Et commencez simplement par quelques documents et quelques courriers, avant de tout dématérialiser complètement. C’est plutôt une bonne stratégie, vous ne trouvez pas ?

Si vous souhaitez en savoir plus sur la dématérialisation du courrier, demandez à un de nos commerciaux de vous rappeler. Pour cela, il suffit de nous contacter via ce formulaire.